學員臨時取消、爽約怎麼辦？取消規則範本與 6 個減少缺席的做法

先分清楚：臨時取消、未到、請假

三種狀況的處理方式不一樣，事先寫清楚，就不用每次臨場判斷。請假與補課的規則，可以參考請假與補課規則範本。

學員為什麼會爽約

• 忘記了。預約是一週前的事，當天就忘了。
• 規則不清楚。學員以為隨時取消都不扣堂。
• 沒有成本。先上課後付款，或缺席也不扣堂，取消就變得很輕鬆。
• 預約太隨意。先卡位再說，真的要去時才發現沒空。

減少缺席的 6 個做法

1. 訂出取消期限並公開。例如「開課前 12 小時以前取消不扣堂」。時間點由你決定，重點是固定、公開，學員預約前就看得到。
2. 預約時就讓學員看到規則。規則放在預約頁或購課說明，而不是等到出事才傳給學員。
3. 課前提醒。前一天或當天早上提醒一次，就能大幅降低「忘記了」。可以用 LINE 提醒，或請學員把課程加入手機行事曆。
4. 先收款再開卡。預付堂數的學員比較珍惜每一堂，也避免「反正還沒付錢」的心態。
5. 開候補，讓空位補回去。熱門時段有人取消時，讓候補學員遞補，損失就降到最低。
6. 對常缺席的學員個別溝通。不要在群組公開點名，私下了解原因，必要時建議改成比較彈性的時段。

預約與取消規則範本

以下範本可以依你的課程調整後，放在預約頁、購課說明或 LINE 公告：

【預約與取消規則】
1. 請透過預約頁預約課程，預約成功即保留名額。
2. 開課前 12 小時以前取消，不扣堂，堂數自動退回。
3. 開課前 12 小時內取消或未到，視為已使用該堂；
　 老師會提供一次補課機會，補課前需補繳購課時
　 約定的場地費用。
4. 遲到 15 分鐘以上，為了安全與其他學員的權益，
　 老師可能請你改約其他時段，並依第 3 點處理。
5. 生病或突發狀況請盡早告知，老師會依請假規則處理。
6. 老師因故停課時，堂數全額退回並另行通知。

跟學員溝通的說法

規則上路前先公告一次，語氣放在「為了讓大家都約得到課」，而不是「懲罰」：

各位同學好，最近熱門時段常常額滿，
也有同學臨時取消導致空位補不回來。
從下個月起，開課前 12 小時以前取消都不扣堂；
12 小時內取消或未到，會視為已使用該堂，
再由老師安排一次補課（需補繳約定的場地費用），
空出來的名額會開放給候補的同學。
謝謝大家一起讓每一個名額都被好好使用！

本文為一般課務建議，不構成法律意見。