替手
課務指南
皮拉提斯、瑜伽老師怎麼管理堂數？從 Excel 課卡到自動扣堂
「老師，我還剩幾堂？」如果你每週都要翻 LINE、翻表格才回答得出來，這篇是寫給你的。我們整理了個人老師最常見的堂數管理方式、最容易出錯的地方，以及一套不容易對不起來的規則。
管理堂數的 4 種常見做法
大部分皮拉提斯、瑜伽與私人教練老師，都是從下面其中一種開始的。沒有哪一種是錯的，差別在於學員變多之後，哪一種還撐得住。
| 做法 | 優點 | 學員變多後的問題 |
|---|---|---|
| 紙本課卡／集點卡 | 學員看得到、有儀式感 | 學員忘了帶、遺失；老師端沒有總表，無法對帳 |
| Excel／Google 試算表 | 免費、彈性大 | 每堂課都要記得回來改；取消、補課容易漏記；學員看不到 |
| LINE 記事本、相簿或備忘錄 | 跟約課訊息在同一處 | 資訊被訊息洗掉，很難算總數，也無法跨學員查詢 |
| 預約系統自動扣堂 | 預約、取消、補課直接回到堂數，學員自己查得到 | 需要花一點時間把現有學員與剩餘堂數搬進去 |
堂數最常對不起來的 6 個地方
堂數會亂，通常不是因為算錯，而是因為「例外情況」沒有被記回同一個地方。以下是最常見的 6 種：
- 當天取消算不算一堂。規則只存在老師腦中，每次判斷不一樣，學員也不知道。
- 補課沒有記回原本的課卡。補課那堂被當成新的一堂扣掉，或完全沒扣。
- 同一位學員有兩種方案。例如團課 10 堂和私人課 5 堂混在同一欄，扣錯卡就很難追。
- 有效期限。過期了才發現，或學員以為還能用，容易變成不愉快的對話。
- 先上課、後付款。課已經扣了，錢還沒收，月底才發現誰還沒轉帳。
- 帶朋友一起上。一次預約兩個位置，到底扣一堂還是兩堂、扣誰的卡，事後很難還原。
先講好規則：一套不容易出錯的堂數制度
不管你最後用表格還是系統，先把下面幾條規則寫下來，並放在學員看得到的地方（購課說明、預約頁或 LINE 公告），堂數爭議會少很多。
- 確認收款後才開卡。課卡從「錢收到了」那一刻開始算，避免先上課後追款。
- 每一次扣堂都對應到一堂具體的課。記下日期、時段與課程，而不是只把剩餘數字減一。
- 取消規則寫清楚。例如「開課前 12 小時以前取消不扣堂」，時間點由你決定，重點是固定且公開。
- 補課一律回到原本那張卡。補課是延續，不是新的一堂。
- 每張卡都有到期日。購買時就告知，快到期前主動提醒。
- 讓學員自己查得到剩餘堂數。這一條最能減少每週重複的詢問。
用 Excel／Google 試算表管理的欄位範本
如果你目前還不想換系統，用兩個工作表就能把大部分問題擋下來。關鍵是「課卡」和「上課紀錄」分開，剩餘堂數用公式算，不要手動改。
工作表一：課卡
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 課卡編號 | 例如 2026-031，用來讓上課紀錄對應 |
| 學員姓名、手機 | 手機可避免同名同姓 |
| 方案 | 團課 10 堂、私人課 5 堂等，不同方案開不同卡 |
| 收款日、收款方式 | 沒有收款日就不算開卡 |
| 總堂數 | 購買的堂數 |
| 已使用 | 用 COUNTIFS 從上課紀錄計算，只算「扣堂」 |
| 剩餘 | 總堂數 − 已使用 |
| 到期日 | 可加上條件式格式，30 天內到期標色 |
工作表二：上課紀錄
每一堂課一列：日期、課程、學員、課卡編號、狀態（扣堂／取消不扣／補課）。「已使用」欄的公式只計算狀態為「扣堂」或「補課」的列，取消就不會被算進去。
這套表格最大的弱點是「要記得回來填」。只要有一堂忘了記，剩餘堂數就會跟學員的認知不同，而且學員本人看不到這張表。
什麼時候該從表格換成自動扣堂
出現下面任兩項，通常就代表表格的維護成本已經高過換系統的成本：
- 學員超過 30 位，或同時有團課與一對一兩種方案。
- 每週都有學員問「我還剩幾堂」。
- 每個月要花一小時以上對帳、找誰還沒付款。
- 曾經因為堂數跟學員有過不愉快的對話。
- 你想把時間花在備課，而不是補表格。
換系統時，只要先把「每位學員目前的有效課卡與剩餘堂數」整理好搬進去，舊的上課紀錄不一定要全部搬，從換過去的那天開始記就可以。